מספר וירטואלי לעסק — קו עסקי בלי תשתית.

מה זה מספר וירטואלי לעסק?

מספר וירטואלי לעסק — נקרא גם קו טלפון וירטואלי, קו וירטואלי או מספר עסקי נוסף — הוא מספר טלפון ישראלי רגיל לכל דבר, שההבדל היחיד שלו הוא איפה הוא נמצא. מספר קווי גר על קו נחושת שמגיע לכתובת אחת, מספר סלולרי גר על כרטיס SIM במכשיר אחד, ומספר וירטואלי גר בהגדרה במרכזיית הענן. מכיוון שהוא לא קשור לחומרה, הוא לא נעול על מקום או על מכשיר.

ההשלכה המעשית היא שליטה. אתם מחליטים לאן השיחה הולכת, מתי, ומה קורה כשאף אחד לא זמין — ומשנים את ההחלטה בממשק הניהול תוך שניות. הלקוח שמחייג לא מרגיש שום דבר מזה. הוא מחייג מספר, מקבל מענה, ולא יודע אם ענו לו ממשרד, מהנייד או מהבית.

עסק קטן מתחיל בדרך כלל ממספר אחד שמנתב לנייד, כדי להפסיק לפרסם את המספר הפרטי. משם זה גדל: מספר שני לקמפיין, תפריט קולי שמפצל בין מכירות לשירות, תור שמחזיק את הלקוח כשכולם עסוקים. אותו מספר, אותם לקוחות — רק ההגדרה מתרחבת.

מספר וירטואלי או מרכזיה סלולרית — במה בוחרים?

שני הפתרונות נותנים לעסק זהות טלפונית שאינה המספר הפרטי, והם נבדלים בכיוון השיחה. מספר וירטואלי בנוי סביב שיחות נכנסות: מספר שמפרסמים, שמנתבים ושמודדים, ועונים לו מהמכשיר שכבר בכיס או מהמחשב. מרכזיה סלולרית בנויה סביב שיחות יוצאות מהשטח: היא רצה על ה-SIM של מכשירי הצוות, כך שכל עובד מחייג מהחייגן הרגיל של הטלפון ומציג מספר של החברה.

הרבה עסקים מפעילים את שניהם: מספר וירטואלי אחד או כמה לכניסה, וסימים עסקיים ליציאה מהשטח. שתי המערכות יושבות על אותה מרכזיה, עם אותו ניהול ואותם דוחות. פירוט מלא על הצד הסלולרי נמצא בעמוד מרכזיה סלולרית, ועל תשתית הבסיס בעמוד מרכזיה בענן.

לאן השיחה הולכת אחרי שהיא נכנסת

הניתוב הוא ההגדרה שמחליטה מה קורה עם כל שיחה שמגיעה למספר. הצורה הפשוטה היא יעד יחיד: המספר מצלצל בנייד אחד. משם אפשר לבנות שכבות — צלצול במקביל אצל כמה אנשים, צלצול בסדר עדיפויות שבו כל יעד מקבל כמה שניות לפני שעוברים לבא בתור, ויעד גיבוי לשעות שבהן העסק סגור.

כשיש יותר מסוג פנייה אחד, שמים לפני הניתוב תפריט קולי שמפצל בין מכירות, שירות וגבייה. השיחה מגיעה ישר לצוות הנכון, ומי שמחוץ למשמרת לא מקבל שיחות שאינן שלו. הרחבה על תפריטים ותסריטים נמצאת בעמוד מענה קולי אוטומטי, וההגדרה עצמה מוסברת שלב-אחר-שלב במדריך ניתוב מספרים נכנסים.

מי שעונה מהמחשב או רוצה קו עסקי נפרד על אותו סמארטפון עושה זאת דרך אפליקציית סופטפון, ולא דרך החייגן הרגיל. איך מתקינים ומגדירים אותה מוסבר במדריך סופטפון.

הקלטה, תיעוד ומה שקורה עם השיחות שלא נענו

כל שיחה שנכנסת למספר הווירטואלי מתועדת: מתי הגיעה, מאיזה מספר, לאן נותבה, מי ענה וכמה זמן היא ארכה. שיחה שלא נענתה נרשמת גם היא, כך שאפשר לחזור ללקוח לפני שהוא מתקשר למתחרה. את השיחות עצמן אפשר להקליט, לחפש בהן ולתמלל אותן — מה שנדרש והמותר מפורט בעמוד הקלטת שיחות ובמדריך הקלטת שיחות והחוק בישראל.

הקלטות ונתוני לקוח נשמרים בישראל, בענן מאובטח, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות ולתקני האבטחה של Voipe. המידע בעמוד זה כללי בלבד ואינו מהווה ייעוץ משפטי.

מספר לכל קמפיין — לדעת מאיפה הלקוחות מגיעים

מספר וירטואלי זול מספיק כדי להחזיק כמה מהם, וזה פותח שימוש שקו רגיל לא מאפשר: מספר נפרד לכל מקור פרסום. מספר אחד בקמפיין החיפוש, שני בשלט, שלישי בעמוד הנחיתה, רביעי במדריך אזורי — כולם מנתבים לאותו צוות, והדוח מפריד ביניהם.

התוצאה היא מספר שאפשר לחלק בו: כמה שיחות הגיעו מכל מקור, באילו שעות, וכמה מהן נענו. עסק שמפרסם בארבעה ערוצים ורואה ששלושה מהם מייצרים שיחה בשבוע יודע בדיוק מה לסגור, בלי לשאול כל מתקשר איפה הוא ראה את המודעה.

אותו עיקרון עובד גם פנימה: מספר לכל סניף, לכל מחלקה או לכל בעל מקצוע בעסק שיש בו כמה. הפניות נשארות מופרדות בדוחות, וכולן מגיעות לאותה מערכת אחת. הרחבה על הדוחות עצמם נמצאת בעמוד דוחות ואנליטיקה.